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A事业单位会计信息系统优化研究

时间:2020-08-13来源:预算会计

摘要
在当前全球信息化时代下,一个组织的发展除了依赖人、财、物之外,信息的可挖 掘价值也越来越高,信息化的建设对提升组织内部管理能力意义重大。对于行政事业 单位来说,作为受托管理和使用公共资源的机构,更负有提供公共受托责任履行情况 的相关信息以支持权力机关、社会公众等的相关决策的义务。
2019年1月1日生效的《政府会计制度一一行政事业单位会计科目和报表》中规 定,政府财务会计和政府预算会计应当作为独立要素予以规定和描述,形成了二元结 构体系,对以往的科目体系和会计基础做出调整。作为当前会计核算工作的平台,事 业单位会计信息系统的改进甚至重构是政府会计改革落地的必然路径。在这样的背景 下,行政事业单位需要对其会计信息系统做出适应当前环境的优化和改进。
本文以A事业单位为例对政府会计核算主体采用的会计信息系统的优化进行研 究。A单位作为科研管理单位,其组织管理模式和业务都具有鲜明的特征。本文以A 单位的经费管理、采购管理、项目管理三个循环为主分析了 A单位会计信息系统的工 作流程和会计核算方式,指出其中存在的问题。分析中总结A单位信息系统存在需要 进行优化的原因有:二元结构政府会计改革后会计信息系统必须做出相应调整,一些 子系统的设计偏离业务流程,子系统之间的关联性不强等。随后本文探讨A单位的信 息系统优化路径,提出对A单位进行会计信息系统优化应当尝试引入事项会计思想来 优化其会计核算方式、优化项目管理子系统、整合业务流程和财务流程等。最后,本 文提出具体方案,对事项会计的引入通过采购子系统举例展示,又基于REA模型展示 出的业务过程之间关联对项目管理子系统的业务流程进行优化以推动流程之间的整 合,最后对账务系统实现关联记账的方式进行了设计。
本文在研究方法中对事项会计和REA模型的应用,与案例研究中提出的优化路径 和目标对于事业单位会计信息系统实践有一定的借鉴意义。
关键词:科研事业单位二元结构政府会计事项会计REA模型会计信息系统
Abstract
In the era of information, besides human resource, funds, and visible materials that the development of a modern organization now relies more and more on, the potential value in using information is growing more and more considerable. The construction of information technology is of great significance to improving the internal management capabilities of the organization. For administrative institutions and public establishment, the fact of them using public resource obliges them to prove their accountability. That is, these institutions are responsible for providing comprehensive, accurate and timely reflections on their work in order for the public to make better public decisions.
The new Government Accounting principle that has taken effect on 1th Jan 2019, in which financial accounting and budget accounting are reckoned 2 independent elements. The dual structure of governmental accounting has now formed, and the accounts and the basis of governmental accounting recognition must be adjusted. As the technical platform of accounting work, it is the certain way that the current AIS (Accounting Information System) get improved or even reformed in order to facilitate the transformation to new Accounting principle. Governments and public establishments now must examine and adjust the AIS in their organization.
This paper, as a case-based study, focuses on the improvement of AIS in organizations in this situation. A is a research institution and institutions of this kind have stand-out features. The writer chooses expenditure, acquisition, and research program processes to analyze the AIS in this institution, addressing drawbacks in the enterprise processes and accounting procedures. The conclusions show the reasons that the AIS in institution A needs to be improved: the present AIS doesn't fit the requirement of new Accounting principle; some sub-systems don't match the ontology of processes, and the interactions among sub-systems are not effective enough. Later part in this paper, discussions move on to locate methods to improve its AIS, suggesting that the improvement of it should adopt Event Approach in the concept model during design, improve that program management sub-system, and integrate non-accounting and accounting processes.
After this discussion, this paper comes up with the proposal for actual design and implementation of new AIS in the institution, including REA conceptual design of the acquisition process in AIS, the data flow diagram of enterprise level, and the realization of dual structured booking keeping.
In this case study, design science theories like REA ontology, Event-Application accounting database are applied to a research institution that not many practitioners do, which shows the effort of exploring in the new field. And the proposals in that last chapter has a practical meaning to many.
Keywords: Public Established Research institution, Dual-Structured Governmental Accounting Event-Approach Accounting, REA Model, Accounting Information System
目录
第1章绪论 1
1.1论文研究的背景 1
1.2论文研究的意义 1
1.3本文技术路线 2
1.4本文研究内容、方法与创新点 2
1.4.1研究内容 2
1.4.2研究方法 3
1.4.3本文的创新 3
第2章文献综述 4
2.1事业单位会计信息系统研究 4
2.2事业单位会计研究 5
2.3研究现状总结 6
第3章概念界定与理论基础 6
3.1概念界定 6
3.2事业单位会计 7
3.2.1事业单位会计目标 7
3.2.2事业单位会计信息披露要求 9
3.2.3二元结构政府会计 9
3.3事项会计理论与REA模型 10
3.3.1事项会计的提出 10
3.3.2REA 模型 10
3.3.3用REA模型对会计信息系统建模 11
第4章事业单位会计信息系统特征 11
4.1会计信息系统 11
4.2事业单位会计信息系统特征分析 12
4.2.1从准则基础角度 12
4.2.2从资源流动方式 13
4.2.3从辅助决策功能关注点 13
第5章A事业单位状况及其会计信息系统存在问题分析 14
5.1A单位简介 14
5.2A单位组织结构分析 15
5.2.1A单位组织结构的职能化表现 16
5.2.2A单位组织结构的项目化表现 17
5.3A单位内部价值链分析 18
5.4A单位经费管理流程现状与问题 20
5.4.1A单位经费管理流程 20
5.4.2A单位当前经费管理流程的问题 21
5.5 A单位项目管理流程现状与问题 21
5.5.1A单位项目管理子系统 21
5.5.2A单位项目核算方式 22
5.5.3A单位当前项目管理流程的问题 22
5.6A单位会计信息系统优化焦点问题 24
5.6.1二元结构的政府会计的挑战 24
5.6.2子系统设计偏离业务流程 25
5.6.3子系统之间整合程度不够 25
第6章A事业单位会计信息系统优化路径论证 25
6.1引入事项法思想和REA模型 26
6.2优化项目管理子系统流程 26
6.3整合业务流程和财务流程 27
第7章系统优化方案 27
7.1系统优化方案概述 27
7.2采购子系统概念模型设计 29
7.2.1采购付款业务过程REA模型 29
7.2.2采购业务凭证设计 30
7.3项目管理子系统流程优化 31
7.3.1项目管理业务循环 31
7.3.2项目管理子系统数据流程 32
7.4账务系统实现关联记账 33
7.4.1关联记账实现原理 33
7.4.2关联记账的会计处理步骤 35
7.5系统优化方案小结 36
总结与展望 37
参考文献 38
第1章绪论
1.1论文研究的背景
从上世纪40年代至今,信息系统、云计算、大数据等信息技术在企业管理领域展 示出了非常丰富的应用形式。对于行政事业单位来说,作为受托管理公共资源的机构, 无论是向权力机关和社会公众提供财政财务信息以解除受托责任,还是进一步提高决策 有用性,都需要会计信息系统提供足够充分的支持。
目前我国的事业单位中,对财务信息的利用和披露方面在实践中的应用仍有需要改 进之处,如各种业务系统之间存在“孤岛现象”,可用于业绩评价的非财务信息提供不 足、决策数据支持不充分等。总的来说,事业单位会计信息系统在收集和应用单位积累 的会计信息方面仍有诸多需要改进的地方。
此外,当前事业单位还面临会计核算方式的变革。同时适用于政府和事业单位的新 会计准则《政府会计准则一一基本准则》和对应科目体系于2019年1月1日生效,将 政府财务会计和政府预算会计作为独立要素予以规定和描述,标志着政府会计的二元结 构体系已经形成,我国政府会计核算即将进入财务会计核算和预算会计核算并存的“双 核”模式,事业单位以往会计核算系统中从科目体系到核算模式都将面临调整。
作为会计核算工作所依托的平台,事业单位会计信息系统的改进甚至重构是政府会 计改革落地的必然路径。与政府会计改革的动因相一致,政府和事业单位会计信息系统 改进的过程中,同样要以客观反映机构运行成本,提升运营绩效评价效果,反映机构的 资产负债情况需求作为目标。
1 ■ 2论文研究的意义
本文进行的案例研究,讨论一个典型科研事业单位会计信息系统的特征和对其会计 信息系统进行优化的焦点问题,是对事项法在事业单位会计信息化具体应用的探索。
本文在研究中选择了一个科研事业单位作为案例(后文称为A单位或A研究院), 对A单位的会计信息系统进行分析,提炼出了 A单位信息系统优化需要关注和解决的 焦点问题。A单位有专职的科研助理承担与项目相关的财务工作,也有相对完善的数据 库及其他IT基础设施,IT部门和财务人员有足够的能力接受对组织中会计信息系统的 改进,因此本文的研究结果在A单位具有可行性。本文应用事项会计思想和REA模型 (又称REA本体论)以求提出未来对A单位会计信息系统进行优化的解决方案目标、 设计思路和建议。在分析的过程中,笔者经过对政府会计信息系统的现有研究和理论的 学习,认为事项法和REA模型是适合在当前环境下用于分析政府、事业单位会计信息
系统的方法。本文在研究方法中对事项会计和REA樓型的应用,与案例研究中提出的 优化路径和目标对于事业单位会计信息系统实践有一定的借鉴意义。
1 ■ 3本文技术路线
本文采用的研究研究路线是“问题识别与动机一一解决方案目标定义一一设计和建 议”。技术路线如图1・1所示。

账务系统实现平行记账
图1-1本文技术路线
1.4本文研究内容、万法与创新点
1.4.1研究内容
本文的主体部分由6章组成,按照技术路线中所述思路逐渐展开。
第2章“文献综述”,将本文研究涉及的不同领域的研究现状通过文献进行介绍。
主要分为事业单位会计信息系统和政府会计研究两部分,对涉及到的理论和应用研究又 分不同领域进行综述,也对政府会计制度改革的影响的讨论做出了梳理。
第3章“理论基础与概念界定”,先对本文提到的一些术语进行概念上的界定,后 将理论基础分为事业单位会计理论和事项会计理论两节。首先对事业单位的会计目标和 信息需求及进行分析,以此作为分析事业单位会计信息系统改进方案的理论基础。事项 会计理论和REA模型是本文进行会计信息系统的分析和设计采用的理论,在本章进行 了简要的介绍。
第4章“事业单位会计信息系统特征”。本文先对会计信息系统做了简要的介绍, 强调会计信息系统中流程和信息整合的必要性。随后又对事业单位会计信息系统的特征 通过与制造业企业会计信息系统进行对比的方式进行了介绍。
第5章“A事业单位会计信息系统现状及问题分析”中从A单位的业务、组织结构 和内部价值链出发对A单位的基本情况首先做了分析。随后,在对A单位业务流程的 介绍中,本文从业务流程和会计信息系统两个方面进行展示,并分析A单位在经费管理 和项目管理流程中存在的问题。基于具体的分析,于第5章的结尾提出A单位会计信息 系统优化过程中应当关注的问题。
第6章“A事业单位会计信息系统优化路径论证”中,以前文对事业单位会计信息 质量需求和A单位现状分析为基础,本文对引入事项法和REA模型、优化项目管理子 系统流程、整合业务流程和财务流程三个方面的优化路径进行论述,意在说明从这些方 向出发进行优化的合理性、必要性和有效性。
第7章“系统优化方案”中,本文将第6章提出的优化路径在所列方案中一一进行 尝试,对事项会计的引入通过采购子系统举例展示,又基于REA模型展示出的业务过 程之间关联,对项目管理子系统的业务流程进行优化以推动流程之间的整合,最后对账 务系统实现关联记账的方式进行了设计。
1.4.2研究方法
本文研究作为案例研究,采用的方法有采用文献研究法、调查研究法。
文献研究通过从期刊论文数据库中收集财务管理信息化相关文献进行研究,并结合 专著、期刊,通过国内外相关研究进行学习为文章写作建立理论基础。调查研究中通过 访问信息系统软件和服务提供商、信息系统咨询专业人员、以及案例单位会计信息系统 运维负责人了解不同角度的经验和观点;并通过对案例单位实际调研,对其会计信息系 统的使用情况和相关业务进行分析讨论。
1-4. 3本文的创新
本文将事业单位会计信息化工作当前阶段的情况作为研究对象,以A单位作为案例 进行了详细的分析,并提出下一步优化的思路和概念方案。通过对现有的业务过程和其 在当前会计信息系统中的实现方式进行分析,指出了 A单位当前实践中需要改进的关 键点。
本文通过吸收事项会计和流程重组的理论,对A单位会计信息系统要处理的信息进 
行分析,对这些信息进行整理,给出了有实践价值的信息整理方式,并对下一步的优化 提出诸多建议。建议包括采用REA模型对A单位的业务流程和会计流程进行分析,依 据价值和信息在组织内部的流转方式对工作流程和信息系统进行相应调整,提高A单 位会计信息系统与业务流程的融合程度和功能。
第2章文献综述
2.1事业单位会计信息系统研究
事业单位类型众多,在会计核算方式和业务方面各有不同,许多差异化的需求难以 用某一种通用的软件解决方案满足。另外相比于大型企业,许多事业单位并不会配备专 门的团队去进行信息系统开发维护和数据分析,而是选择有成本优势的商业化软件+二 次开发的形式,因此事业单位实际使用的包括会计信息系统在内的管理信息系统很可能 并没有满足单位的实际需求。
有多位学界和实业界人士对事业单位财务管理信息化水平的不足之处和原因进行 讨论,对近五年的相关文章结论可作以下总结:在会计信息系统实施过程方面的不足有: 流程上仿照手工阶段;对自身需求和相关制度不够明确;软件产品无法及时调整和改进 等。信息化现状或效果方面有:财务模块与业务模块集成性差;软件功能不健全;财务 信息共享程度不足;决策支持信息化水平不够等。参见吴丽艳(2011),马慧知(2013) 等作者的文章[39][28]o针对事业单位存在的问题,有一些学者尝试提出对应的改进方案, 如刘沐(2011),杨畛和吴雨薇(2013)等从业务系统和会计信息系统融合角度出发做系 统设计©I Hi]。
除上述问题之外,事业单位会计信息系统面临的另一个挑战是,在当前事业单位会 计向“二元结构会计”改革的背景下,作为政府会计准则实现手段的会计信息系统要能 够实现新制度要求的两套政府会计科目、凭证和报告体系的分离与协调。早在2009年 海南省就率先启动了权责发生制改革会计核算的试点工作①,贺敬平、王森林和杨晓林 (2011)对这一案例分析称,海南省在信息系统建设、财政制度和管理模式等方面存在 的明显优势成为了试点工作成功完成的保障㈤]。在政府会计改革新规落实的任务中,信 息系统建设会是非常重要的一个环节。
在对新政府会计准则执行方法的讨论中,有许多文章对涉及的会计业务流程进行了 梳理和总结,也有许多文章对接下来会计信息系统的改进提出思考。周卫华(2018)认
①2009年5月,海南省制定了《权责发生制改革会计核算办法》(以下简称《核算办法》),海南省农业厅和海南 医学院(以下简称“海医”)两家试点单位开始试运行。
为在当前的二元结构下,以传统“价值法”理论为基础的政府会计将会面临一定的挑战 和困难。周卫华(2018)以“事项法”会计理论为基础,提出政府会计“双核”技术模 型,该研究结果已经应用在某海事局的信息系统开发的项目中附]。陈隽(2018)分析了新 会计准则对会计核算体系和信息系统实现手段的需求,提出了会计信息系统实现条件判 断入账的规则[⑹。
实务中由于不同类型的事业单位所适用的会计准则、核算模式、信息系统功能模块 都有不同,因此事业单位的会计信息系统也多种多样,较为常见的如用友公司开发的 GRP(政府资源计划系统),提供适用于农业、卫生、医疗、高校等不同类型的政府和事 业单位的解决方案;一些规模较大或有相关技术实力的事业单位也有自行开发维护的信 息系统,如中科院与青云软件合作开发的ARP (Academia Resource Planning冲国科学院 资源规划项目),涉及科研单位的各种业务领域,成为院、所通用的资源、信息中心。在 新会计准则实施后,可以预见先行各种事业单位会计信息系统也将进行改进和升级,以 适配新的制度。
2.2事业单位会计研究
于2019年实施的新会计准则将采用“预算会计+财务会计”的二元结构会计作为解 决方案,并且新政府会计准则同时适用于政府与事业单位会计。新的政府会计体系被称 简称为“二元结构会计” “双体系会计” “双轨制政府会计” “平行记账” “双分录记账” 等。当前新“二元结构”政府会计体系中,政府财务会计代表了政府会计主体的绩效目 标,政府预算会计代表了政府会计主体的预算控制目标,引入权责发生制是政府会计改 革中的重要举措。
此前对引入权责发生制进行政府会计研究的提议已有多年的讨论,学界逐渐达成共 识,认为主要服务于预算控制的预算会计与主要服务于财务管理的财务会计两者相互补 充,并不能互相替代,应作为政府会计的两大功能类别设立相对独立的账户和报告体系, 见王雍君(2007)、财政部会计司(2014)对相关讨论的总结[38][13]o从实证角度,戚艳 霞、荆新(2016)进行了实证检验,选取了 44个国家作为样本,发现政府财务会计报告 信息以权责发生制为核心,政府预算会计报告采以收付实现制为核心,这两种做法都能 够显著提升财政透明度,这一结论支持二元结构政府会计。
在新政府会计准则出台后,对实务中“二元会计”的实现方式有许多讨论:
有许多学者讨论了新政府会计准则实施后会计处理方式的变化,如马永义(2018) 对“平行记账”的运行机理进行了剖析。详细梳理了 “平行记账”过程中可能存在的关 联科目,归纳了两套会计系统中的转账流程,同时简要分析了“本年盈余与预算结余的 差异情况说明”㈤]。马将“平行记账”的要义作如下描述:(外来的)原始凭证首先通 过确认记账全部纳入财务会计账套,政府会计主体账、证、表、实四大要素相符在财务 会计账套中得到保证;随后,在应当进行预算会计确认的时间点,预算会计账套的账务 处理以财务会计账套账务处理为基础“平行”进行卩°】。用友公司针对新准则推出的新版 U8GRP行政事业单位版会计信息系统采用的实现方式符合马永义(2018)提出的思路, 通过对两体系的会计科目设置对应关系来实现“平行记账”。
此外,将事项会计应用于政府会计近年来已有许多讨论。在新政府会计准则出台后, 许多学者提出对事项会计的应用,能够在政府会计信息整合和会计目标整合方面都有相 当可观的推进效果,如周卫华(2016, 2018),余应敏和王子凡(2019) [47][48][44]O也有 一些学者认为适合政府会计引入事项能够满足特殊信息需求,如公共危机情境下,如刘 福东和李建发(2012)等㈡]。
2.3研究现状总结
在对事业单位会计信息系统研究中,有许多学者针对事业单位管理信息系统中的具 体问题,以案例的形式提出具体的解决方案,如提出整体的科研经费管理系统、项目管 理系统、对财务模块的功能改进等方案。不少学者通过研究指出阻碍事业单位信息化发 展的因素在制度、人员和系统等方面都有体现。
在对政府会计的研究中,对应用权责发生制必要性已有许多讨论。在政府会计新准 则提出确立预算会计和财务会计并行的“双核”模式后,有许多学者认为有必要通过在 会计信息系统中引入新的方法来改进核算方式、提高会计信息的决策有用性、提升公共 管理领域的信息披露水平。
在政府会计双核化改革开始显现出影响后,近几年的对政府会计的研究中越来越多 的出现对会计信息系统的新要求,如增加事项凭证、提高生成财务报告的灵活性等。
第3章 概念界定与理论基础
3.1概念界定
本文中多次提到的“事业单位会计”和“会计信息系统”概念可能有不同的解释, 因此在进一步讨论之前界定本文使用这些术语采用的定义。
“事业单位会计”概念:事业单位与行政单位有诸多不同。在2015年《新政府会 计准则》出台后,事业单位与行政单位同时适用于政府会计准则。因此本文所称的事业 单位会计与政府会计在会计基本概念,如科目体系、核算方式、报告等方面一致,仅强 调由于事业单位与行政的单位内部业务的不同带来的会计信息系统上有所不同。由于 “政府会计”是理论界在讨论使用公共资源的行政和事业单位的会计理论中通用的定义, 因此后文使用“政府会计”讨论的会计目标和信息披露要求都适用于事业单位。
对“会计信息系统”概念的使用:会计信息系统在后文多处简写为AIS (Accounting Information System)o AIS是信息系统的一种,信息系统的设计和使用目的,就是为了收 集、处理、存储和传递信息。从定义来看,信息系统并不一定是基于计算机和网络的, 手工传递纸质文件技术条件下有对应水平的信息系统存在。又如会计本质论中的信息系 统论,就是将会计视作一个以提供财务信息为主的信息系统,而并不涉及计算机辅助等 工具。直到信息技术发展到一定阶段后,信息系统及会计信息系统逐渐被默认成为基于 信息技术的人机系统,能够实现信息的处理、集成、共享等目标。后文提到AIS都是采 用后一种定义,有明确说明的情况除外。
3. 2事业单位会计
以收付实现制为基础的传统政府会计多年来饱受诟病,经过十多年来的理论研究、 经验借鉴和反复论证,理论界和实务界已经形成“我国政府会计由财务会计和预算会计 构成,且政府财务会计与预算会计应当适度分离”的共识o2015年10月财政部发布《政 府会计准则——基本准则》,将政府财务会计和政府预算会计作为独立要素予以规定和 描述,政府会计的二元结构体系已经形成。这一体系确立了 “3+5要素啪勺会计核算模 式,即预算收入、预算支出和预算结余3个预算会计要素和资产、负债、净资产、收入 和费用5个财务会计要素。
当前的事业单位会计体系中,预算会计是为了反映会计主体的预算执行情况,满足 预算管理和决算的需要;财务会计是为了反映主体的财务状况、成本费用和绩效水平, 满足的是财务管理和绩效评价的需要。
近年来,我国政府会计环境发生了重大变化。部门预算、国库集中支付、政府采购、 收支两条线等改革措施实行,财政管理科学化、精细化导向确立等,为政府会计的系统 改革提出了新的要求。在二元结构政府会计准则改革的实施之际,事业单位的会计环境 又有了新的变化。
3.2. 1事业单位会计目标
事业单位是指为了社会公益目的,以非盈利性活动(教育、文化、卫生、科技等) 为主的社会服务组织,另有部分事业单位同时被授权行使行政职权。事业单位比行政单 位的经费来源要广,但事业单位大多同样都会使用国家财政资金,因此事业单位与政府 机关同属于公共受托责任的责任主体。对政府会计目标的讨论除了受托责任观和决策有 用观指向的目标之外,还包括政治建设的目标,公共治理、管理控制与资源配置的目标, 参见陈志斌(2012)对众多政府会计概念框架研究的总结[国。由于本文讨论基于组织内 部,并且是对科研事业单位,因此对事业单位的会计目标不再讨论其它会计目标理论, 仅从政府会计受托责任观和决策有用观两方面展开。
3.2. 1. 1政府会计受托责任观
公共受托责任贯穿了责任主体进行社会公共事务管理活动的全过程,反映和解除政 府、事业单位的受托责任是政府会计中一个非常重要的观念。
受托责任是指主体对解释自身行为和证明所做事情的合理性承担的义务,资金或资 源的受托方一旦接受了对资源运用和管理的权利,他同时就自然承担了向资源提供者, 即委托方报告资源受托管理情况的责任。
在中央及地方政府、国有企业,和事业单位中,上述的一般受托责任概念就形成了 产生了公共受托责任(public accountability)□公共受托责任要求责任主体解除受托责任 所必须披露和证实其合理性的内容有:预算使用情况、服务效率、责任履行成本、取得 成就等。对于政府会计主体解除受托责任的会计目标和对应的责任除了列举的方式,也 可以有分层次的评价。
在实务中,我国政府会计信息披露要求通过采取法律制度的强制手段保障,要求使 用公共财政拨款的机构提供合适数量的会计信息。因此新政府会计准则出台后的政府综 合财务报告的内容,将作为事业单位AIS优化过程中分析需求和目标的指导。对科研事 业单位来说,除了在现有的会计信息中记录下的预算执行的资金信息,其会计体系还要 能够通过一些方法保证对预算资金的“来源”、“用途”、“性质”、“对象”的体现旳。
3.2. 1.2政府会计决策有用观
在公共管理会计的决策有用观下,会计信息是否决策有用很大程度上取决于其相关 性。从准则制定上来说,行政事业单位适用的准则本次修改前有16个之多,不同单位 之间会计信息可比性没有保证。对相关性的讨论上,行政事业单位会计对于会计主体的 财务状况(资产负债表)、经营情况的反应,均有许多意见指出其相关性的不足。如对在 建工程的进度反应不及时等。
决策有用观最首要的是面向政府、事业单位体系外部的社会公众,如服务于公众的 选举决策和社会监督,银行及非银行金融机构、政府机构、经济组织或民众等购买政府 债券,或向政府提供财务资源等的经济决策;对内,行政和事业单位有提高其运行过程 中的经费使用效率、和内部资金分配的决策需求。
而具体到科研事业单位,其日常决策中有经济影响的诸如:设备投资决策、科研成 果对外转移转化决策、经费分配决策等,这些经济决策的效果对单位的科研产出有着直 接的作用。这是科研事业单位会计信息决策需求的具体体现。
3. 2. 2事业单位会计信息披露要求
当前学界和相关会计制度都体现出的共识是,政府会计总目标在于有机统一的受托 责任观和决策有用观。受托责任观体现在不仅要求提供的全面的财务信息(政府有形和 无形资产、显性和隐形负债的信息提供是较为困难的),也要求覆盖到必要的非财务信 息,决策有用观则对政府会计主体产生的会计信息的相关性提出更高的要求。
学术界普遍判断当前政府、事业单位的财务受托责任履行情况的信息供给不足,部 分是由于现行预算会计的制度缺陷和现金基础政府会计信息的质量缺陷导致的。在上述 原因之外,本文认为还应考虑当前制度下政府会计的报告主体自身的会计信息生产能力 依然存在局限。因此从提升会计信息供给能力出发,是解决问题的重要方向。
3. 2. 3二元结构政府会计
二元结构的政府会计模式是指政府会计由预算会计和财务会计两个核算系统构成, 结构的“二元”指的是分别是预算会计体系和财务会计体系。其中政府财务会计代表了 政府会计主体的绩效目标,政府预算会计代表了政府会计主体的预算控制目标。新的政 府会计体系被称简称为“二元结构会计”“双体系会计” “双轨制政府会计” “平行记账”
“双分录记账”等。
权责发生制的引入是政府会计规则的重大改革,按照权责发生制原则规范了收入和 费用要素,在政府财务报告中引入成本、绩效等先进理念,能够合理归集、反映政府的 运行费用和履职成本,科学评价政府、部门、单位等耗费公共资源、成本边际等情况, 有利于建立并有效实施预算绩效评价制度,为科学开展考评政府绩效提供扎实有效的信 息基础。
新制度的“总说明”中明确规定:“单位对于纳入部门预算管理的现金收支业务,在 采用财务会计核算的同时应当进行预算会计核算;对于其他业务,仅需进行财务会计核 算”2】。可以看出,财务会计核算范围涵盖了政府会计主体的全部业务,而预算会计的 核算范围“平行”与财务会计的记录。
对在财务会计与预算会计并行的模式下核算工作如何开展有许多讨论。一个重要的 问题就是“唯一”的原始凭证应当进入哪一个体系中来实现会计记录的“账、证、表、 实”相符,以及当一笔业务同时涉及到财务会计和预算会计的记录时,应当如何在两个 体系的凭证之间建立关联。马永义(2018)提出的解决方案是,外来原始凭证首先通过 确认记账全部纳入财务会计账套,政府会计主体账、证、表、实四大要素相符在财务会 计账套中得到保证;随后,在应当进行预算会计确认的时间点,预算会计账套的账务处 理以财务会计账套账务处理为基础“平行”进行㈤]o这样可以完成两套体系下的“记录” 过程。
3. 3事项会计理论与REA模型
事项会计的理论研究脫胎于对会计作为一个组织的信息系统应该提供何种信息的思 考,即认定会计作为一个信息系统提供的信息有必要去满足诸种事先无法确定的信息需 求,在这样的前提下应当如何提供信息的问题。随着信息系统相关技术的发展,事项会 计的思想已经逐渐融入各种信息系统和会计信息系统的设计思想中,如事项会计的多重 计量属性和对事项本身的记录。
3. 3. 1事项会计的提出
以货币计量的会计信息对经济活动的记录在一些学者看来简化了太多内容,不足以 支持需求多样化的信息使用者的决策:其对数据描述的维度有限、使用会计科目对经济 事项分类有时掩盖了其经济本质、对信息的聚合程度过高,并且这种观念下的会计信息 系统与组织中其他职能部门的信息整合程度也是非常有限的。这一问题成为了上世纪6、 70年代美国会计协会多个委员会进行专题讨论的问题⑹。
1969年,GeorgeH. Sorter发表《构建基本会计理论的事项法》,提出既然会计目标 应该立足于提供各种信息使用者与决策相关的信息,而目前没有人能确切定义与描述不 同类型使用者的所有决策模型,因此理想的会计信息应当能满足信息使用者从中选择自 己感兴趣的信息的需求①。Sorter提出的事项法也叫“使用者需要法”,按照具体的经济 事项来报告企业的经济活动,不采用传统价值法会计将经济活动的多种特征舍弃后直接 确认为借贷分录的形式(Sorter认为传统会计确认过程舍弃掉了太多有用的信息)。 Sorter又于1990年继续强调,“事项法”是一种报告方法,是对财务报表数据的细化或 再分类。对比“事项法”,被称为“价值法”的传统会计提供的会计信息用货币价值来衡 量,通过几张通用财务报表传递给信息使用者。事项法下原本传统会计提供的会计记录 和财务报告是作为会计信息系统在输入了经济事项信息后能够提供的“一个视角”,而 不是系统输入的原始信息。也即,将会计作为一个组织的信息系统的话,事项法下的会 计信息系统是一种以数据为中心,而不是以处理为中心的数据库组织方式。
3.3. 2 REA 模型
事项会计理论成型及其得以实现的基础是,企业/组织将其数据统一管理,提供给需 求多样的使用者共享,并且使用者可以根据自身的信息需求来对数据进行进一步处理。 基于事项法的AIS提供的原始事项信息在不同信息需求视角下形成不同信息使用者专 属视角下的“视图”,这就需要有相应的技术支撑。在GeorgeH. Sorter于1969年提出事 项会计理论后,学者们发表的致力于改进传统会计价值法基础的文章多数专注于将
® 转引自 McCarthy, W. E. 1982【6] Sorter的事项会计理论与数据库方法结合①。
当信息系统开始在各领域被广泛应用后,会计学界对事项会计的研究越来越向纵深 发展,出现了许多用于对AIS进行抽象分析的语义模型。与其他用于会计信息系统分析 的语义模型相比,REA模型具有更强的理论支撑,已经经过成熟的美国本土财经法规直 至会计分录的精确验证(McCarthy, 2003)⑺。国际标准化组织(ISO)基于REA模型 作为理论基础设计了通用的商业建模标准②。
REA模型以“经济资源、经济事项、参与人(Resource, Event , Agent)”三要素命 名。REA模型的原型最早由McCarthy和Geerts在1982年提出,为公司的各种经济资 源的流通和转化建模,以原始的经济事项作为模型的数据输入,将会计的凭证、账簿和 报告作为AIS中数据的从会计视角出发的“视图”。经过30年的发展,在REA模型基 础上又发展出的REA本体论(REAOntology),从业务流程级别继续扩展到企业组织层 面,用模型语言抽象概括企业组织内部的所有资源流动、转换、交易等⑶。也即,使用 REA模型的分析思想和模型工具,可以对一个组织的信息系统建模,AIS是其中的一个 有机组成部分。
3.3.3用REA模型对会计信息系统建模
信息系统的设计过程对应三个设计阶段的模型,抽象层次逐渐降低:概念模型、逻 辑模型和物理模型。以AIS为例,概念模型将组织的业务流程、经济资源的转换用标准 化的模型抽象化后进行展示,独立于任何数据库模型和数据库系统管理软件包。逻辑模 型是将概念模型转换成对应的数据库结构。物理模型是对逻辑模型在现实的数据库中的 实现。REA模型被用于概念模型的分析和设计工作。会计信息系统在调研和分析阶段对 应使用的是概念模型。
第4章 事业单位会计信息系统特征
4. 1会计信息系统
信息系统的设计和使用目的,就是为了收集、处理、存储和传递信息。会计本质论 中的信息系统论,就是将会计视作一个以提供财务信息为主的信息系统。从会计信息系 统的定义中可以看出这一点,如美国会计学会在1966年的《会计基本理论报告》中指 出“会计从本质上说是一个信息系统,是为了使用者能够做出有充分根据的判断和决策 而识别(identifying)、计量(measuring)和传递(communicating)经济信息的过程”。
①转引自 McCarthy, W. E. 1982⑹
②ISO 15944-4,见 https://www.iso.Org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:25944:-4:ed-2:vl:en
Sidney Davidson在其主编的《现代会计手册》也指出,“会计是个信息系统 一种用
来将一个企业或其他实体的有意义经济信息传达给有关部门的信息系统。”
AIS是由多个子系统组成的系统,而子系统所对应的,是不同的会计/业务循环,如 总账、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、工资核算、成本核算、 会计报表生成与汇总、财务分析等。由于事业单位的业务并非销售与生产,自然地,事 业单位AIS的子系统与一般企业的子系统有所不同,以科研事业单位为例,一个以进行 科学研究为主要业务的单位AIS需要的子系统除通用的工资核算、会计报表、总账等之 外,体现其主业特征的子系统是项目管理,经费报销,预算编报等子系统。
会计信息系统的两个重要概念,一个是流程,一个是信息,基于这两个概念可以对 AIS的发展阶段做出两种方向的划分。基于流程可以将AIS的阶段划分为“手工阶段一 —电算化阶段一一信息化阶段”,这一划分更多是基于AIS中业务循环的流程及其工作 方式确定的。进入信息化阶段后,一个显著的特征是,会计信息系统所需的原始信息将 能够由业务系统产生的经济事项信息实时传递,会计信息系统本身已经可以不必作为会 计信息的唯一输入来源。因此信息化几乎伴随着对整个组织业务流程的再造。对AIS发 展阶段的另一种划分对信息系统与组织的关系解释的更加清晰。根据杨周南(2001)的 划分方式,AIS的发展主要产生于三个阶段「'部门内信息集成一一企业内信息集成一一 企业间信息集成”。这两种划分都象征着AIS的从传统模式到现代模式的发展方向⑷】。
从前文的AIS的定义可以看出,AIS与MIS的定义本就相似,随着信息集成度的发 展,AIS与MIS之间的界限变得更加模糊,因为“会计信息”和“管理信息”有越来越 多的重合部分,因此对AIS中员工职能的重新审视,对系统中信息流动的方式进行优化, 是实务中必要的工作方向。
4.2事业单位会计信息系统特征分析
事业单位作为政府会计主体,与企业会计主体的首要区别有:(1)其业务具有公益 性质,经营不以营利为目的;(2)事业单位及其他政府会计主体的“投资者”并不以收 回所投入的经济资源为目的。通常所说的AIS都是以企业为主体,与本文讨论的事业单 位会计信息系统与企业用AIS有诸多区别,本节基于与企业的AIS对比角度谈事业单 位AIS的特征。
4.2. 1从准则基础角度
事业单位的会计信息系统与企业相比,在会计要素、会计科目、会计平衡等式、损 益结转和会计报表上都有差异。在政府会计准则下,事业单位特有的预算会计体系为“预 算收入、预算支出和预算结余”三要素的形式,规定了对应的指定科目,会计等式为“预
算收入一预算支出二预算结余”。而到了会计期末,为了体现本年的预算执行情况,预算 会计下会进行预算收入和支出的结转,反映在事业单位AIS的账务流程上。
4. 2. 2从资源流动方式
一般的企业单位在AIS中体现出的资源流动是内部循环的,采购和销售形成资金的

图4・1事业单位公共资源运动过程
回环。事业单位中发生的是一个“接受资金拨付一一履行公共受托责任”的单向循环, 随着每个预算循环产生资金流入。如一个科研事业单位,进行的主要工作有基础科学研 究、提供相关领域的解决方案和科普工作,支撑这些工作的公共资源即财政和各项研究 基金。因此从公共资源的分配与执行出发进行分析,事业单位的活动可以分为:投入一 配置一使用一产出,如图4-1所示。组织内部资源流动的方式不同,AIS内部子系统间 和子系统内部信息流、数据流的方式也会有相应的不同。
4. 2. 3从辅助决策功能关注点
当会计信息系统作为辅助决策系统起作用时,企业的会计信息系统和行政事业单位 的会计信息系统首先就由于各自组织的管理目标、利益相关者等方面的不同产生不同的 需求,由此产生的会计信息系统从基本模型、功能模块等都有不同。
企业会计信息系统要处理的业务主要涉及以下方面:在企业的生产经营中,发生销 售、米购等业务后,进行应收应付账务处理;在销售和米购的全流程中进行供应商和客 户管理;在发生资本性支出带来固定资产变动后进行账务核算和固定资产档案管理;在 企业发放工资时进行账务处理;对生产和销售的成本费用进行核算分摊等。
行政事业单位的系统,在公共财政体制下,有三个主要的方面:与财政部门交互确 定预算和用款计划并与国库支付系统交互完成资金支付;根据支付凭证进行核算;统计、 生成预算执行情况的统计表和指定的会计报告。因此事业单位的会计信息系统辅助决策 功能关注的经费到账情况、预算执行进度、资金结存情况是一般企业的AIS所没有的。
第5章A事业单位状况及其会计信息系统存在问题分析
5.1 A单位简介
本文研究的A单位(或称A研究所)是一个中科院下属研究所,作为从事疾病基 础研究和相关技术应用研究的科研事业单位,为公共卫生与生物安全领域提供科技支撑 和解决方案。截至2017年底,A研究所共有在职员工112人。其中科技人员71人、科 技支撑人员16人。A研究所下设三个研究中心,共25个研究组。A研究所还成立有公 共技术服务平台,经营面向单位内部和外界开放使用的仪器设备和实验平台。
A单位承担的科研项目按照经费来源分为纵向课题和横向课题,纵向课题来自财政 资金,由中央或上级财政部门拨款,机关主管部门批准课题/项目的预算;横向课题及研 发经费来自项目委托方的科研、技术合作项目。
A单位当前的信息系统可以划分为两个部分:会计信息系统和业务系统。系统之间 的关系可以抽象地通过各个子系统之间的主要数据流转关系展示,如图5・1所示。其中, 主体的虚线框内为会计信息系统的各个子系统,箭头所示为各子系统和业务系统之间的 主要数据流。A单位的会计核算系统包括的子系统有:账务核算子系统,工资管理子系 统,网上报销子系统,预算指标管理子系统,报表子系统;与AIS之间存在数据交换的 业务系统有项目管理系统、个人所得税申报系统、国库支付系统。



5.2 A单位组织结构分析
科研事业单位的工作常常以项目或课题的形式展开,对应组织结构也体现出不同于 普通的科层制结构不同的特征,这对单位的管理信息系统有着非常深刻的影响,A单位 对此有非常充分的体现。本节中将A单位的组织结构通过职能化和项目化两种表现形 式进行分析。

5.2.1 A单位组织结构的职能化表现
A单位采用科层式的组织结构,正式员工共有112人。各部门根据职能分为的主要 分支有:科研部门、管理职能部门、支撑服务部门。具体部门设置见图5-2。除了正式 员工之外,A单位还有在学硕博研究生145人,在站博士后15人,联合培养博士后9 人,并不纳入管理机构图中。对各个部门的主要职能按照上述分类介绍见后文。

图5・2 A单位组织结构图

5.2.1. 1科研部门
科研部门由三个研究中心和一个重点实验室组成,主攻不同领域的科研项目,共25 个研究组。研究中心和实验室根据研究方向进行划分,其下的25个研究组同样有各自 的研究主题。研究组一般的构成为研究员(研究组长)、副研究员、科研助理、科研秘书, 以及多位在站博士后、在读博士硕士研究生等。研究员、科研助理、科研秘书都是A单 位的固定员工。研究中心和实验室下属的各研究组人数大致都在10人以上且人员相对 较为固定。
5.2.1.2管理职能部门
管理职能部门中,除了通常的财务、人事、审计(党政联合办公室)、后勤(综合管 理处)等职能对应的部门外之外,还有科研事业单位特有的科技发展合作处。各部门具 体职责见下:
(1) 财务与资产处(简称“财资处”):负责全单位的财务、税务、资产和资金管理 工作;如实反映研究所财务与资产状况,及时提供财务与资产信息,为研究所重大经济 决策提供咨询等;
(2) 科技与发展合作处(简称“科发处”):全所科研项目的组织、申请和经费管理; 知识产权及成果的管理与转移转化;国际合作、基地与平台建设及科普等工作。
(3) 综合管理处:负责公共运行经费的计划、预算执行及成本控制;楼房、能源、 住房补贴,后勤类分摊结算等及其他后勤工作;
(4) 人事教育处:负责研究所人才队伍建设;主要的工作有绩效与考核管理,员工 培训与继续教育,薪酬福利与社会保险管理,博士后、客座教授、外籍员工、科技副职、 临时人员等各类流动人员管理;
(5) 党政联合办公室:全面负责研究所行政、党务和纪检监察审计工作。
5. 2.1.3支撑服务部门
A单位的支撑服务部门为公共技术服务平台,提供全所和所外共用科研设施和设备。 平台办公室作为公共技术服务平台的运行部门,负责统一管理研究所共用的科研设施和 仪器设备;组织相关部门积极与科研装备研制相关的项目资源;参与制定公用科研设施 和仪器设备的发展规划、购置方案;负责平台设施设备的维修与改造,平台设备共享网 站的运彳丁与维护等。
5.2.2 A单位组织结构的项目化表现
由于前述的业务性质,A单位在管理上也体现出网格化的特征。按照组织运作活动 的可重复性,实践中各种组织的管理机制产生了 “职能化”和“项目化”两种管理导向。
“职能化”导向的结果是在组织中建立了科层式组织结构,而“项目化”导向的结果则 在组织中产生了跨越职能部门的工作团队。A单位由于其所承担工作的性质,同时具有
“职能化”和“项目化”两种管理导向的特征。如图5-3所示,左侧的科层式结构体现 在固定的研究组的划分。
A单位的研究组分属于不同的研究中心和实验室,对研究组的划分为职能化的划分 方式。研究组成员由多位研究员、科研助理、科研秘书、博士后、博士研究生、硕士研 究生等不同人员组成,组长由研究员担任;一个研究组通常有多个在研项目,项目有不

同来源,如科技部、中科院、国家自然科学基金,以及所内项目。右侧的项目式结构体 现在项目组或课题组的设置上。项目由项目组(或课题组,后文项目组与课题组混用) 承担,项目/课题组仅存在于项目/课题从立项到结项的生命周期,其间人员存在交叉, 同一名研究员可能负责多个项目,一个项目的负责人会成为另一个课题的子课题负责人。

图5-3 A单位组织结构的两种管理导向
5. 3 A单位内部价值链分析
A单位是一个科研事业单位,进行的主要工作有基础疾病科学研究、提供应用领域 的解决方案和进行相关科普工作,支撑这些工作的公共资源即财政和各项研究基金。从 公共资源的分配与执行角度出发进行分析,A单位的活动可以分为:投入一配置一使用 —产出。其中,投入资源的过程通过采购、报销、工资支出等业务过程实现,随后经过 配置和使用转化到A单位的科研成果和提供的公共服务中去。
上述公共资源运动的流程也反映到预算编制-预算执行-决算的过程中,与单位的 AIS循环更加接近。其中预算编制和决算可以作为相对独立、完整的流程,而A单位的 预算执行主要通过采购、报销、工资支出等业务过程实现。采购业务流程的典型情形是 采购流动资产(耗材、试剂、实验用生物资料)和采购设备仪器;报销业务流程是A单 位日常活动中将公共资源转化成从外部购买的劳务、人员使用的交通服务、举办会议的
花费等;工资支出则是公共资源转化成劳动的过程。因此预算执行即为资源转化和产出 过程。
在对A单位的公共资源运动进行分析后,对A单位内部的价值运动分析可以采用 REA本体论中的价值链级别概念模型,如图5-4所示①。图中每一个圆圈内部为一个业务 过程,当A单位的年度预算和项目预算审定、拨付到账后,公共经济资源已经流入A单 位,在“筹资业务过程”中进行资源的分配,资金经分配流出后进入到采购/付款业务流 程和人力资源业务流程中形成A单位所有的人力资源、机器设备、实验材料等,经过转 换业务过程的使用,最后形成科研成果。

图5・4 A单位价值链级别概念模型
在这一级别的REA模型只显示业务过程起始处、与其他业务过程相连接的经济事项, 而简化了业务过程内部,以体现业务过程之间的资源运动。在这一级别,业务过程内部 可以显示出的事项大多为“经济二元关系”,表示一个经济事项资源的增加伴随着另一 个经济事项带来资源的减少;如右下角的转换业务过程中,“物资分发”事项和“科研过 程”事项之间的“经济二元关系”表示过程中实验物资减少,转换为了进行中科研项目 的潜在成果。
®图中采用的模型参考Dunn, Cheryl (2004)的样式⑴。
5.4A单位经费管理流程现状与问题
A单位经费管理的内容有个人报销、部门报销、项目报销、采购。报销活动是指单 位的业务人员把公务开支的款项列出清单,并附上必要的单据,报请财务主管部门审核 销账的活动。个人报销通常有加班费、职工教育培训费,部门和项目报销有办公用品、 实验设备耗材等。不同经费受不同的管理职能部门归口审批。
5.4.1 A单位经费管理流程
A单位对个人报销、部门报销、项目报销、采购分别有不同的管理流程,体现在审 批环节、需要提交的原始资料等。而在AIS中的处理上,经费报销和采购流程在不同阶 段使用网上报销子系统。经费报销全程使用网上报销子系统,而采购流程在到货验收后 由业务部门的请购人在网上报销子系统中发起报销。两种流程的具体介绍见后文。
5. 4.1.1经费报销流程
A单位经费报销的业务可以分为部门/个人经费报销和项目经费报销,从报销业务 的发起到会计入账都在网上报销子系统中进行。具体的操作流程以项目经费为例,项目 经费从立项到决算的循环是:项目立项/预算填报一一项目/课题经费下发一一预算执行 ——决算。经费报销就发生在预算执行的环节中。项目经费报销与核销流程主要在课题 组和会计部门完成,中间环节有相关职能部门和分管领导的审批。A单位的各研究组配 备科研秘书,负责处理该部门负责的科研项目的经费申请、采购流程、费用报销等。在 经费报销流程中的主要参与人为报销人和会计人员,双方各自完成的工作见下。
报销人完成的工作:
(1)项目经费在支出之后,由报销人员在报销系统中申请报销,提报销单。录入的 主要信息有:报销事由、项目代码、预算科目、报销人所在部门、报销金额。
会计人员完成的工作:
(2)会计人员审核填报的上述信息是否正确。会计人员审核通过后,由出纳完成付 款流程。随后会计人员在网上报销系统中更新报销单状态,女口,“已审核,已付款”。
(3)会计人员在网上报销系统中选择“导入总账”,将报销单信息导入总账系统, 在会计模块完成记账凭证,由会计审核人员审查报销凭证材料和会计凭证后入账。
5.4.1.2采购业务流程
A单位的采购业务中主要是实验设备、试剂等耗材和办公用品等物品的采购。设备 采购被认定为特殊商品的采购,应根据课题任务需要提交申请,经科发处审批后,方可 继续采购流程。通常采购都是验收后付款的方式。到货后须经课题组与财务资产处验收, 按固定资产登记入库。验收入库后请购人在网上报销系统中发起报销,财务处进入付款 流程,之后的工作内容与经费报销流程相似。
5.4.2 A单位当前经费管理流程的问题
A单位目前的做法中,将采购活动的费用支出也通过网上报销进行处理,这样可以 使得所有的支出都经由网上报销子系统记录并入账(付款申请单和费用报销单都要通过 审核、会计做账、出纳付款的过程)。但是这样的做法并没有体现采购活动的实质。
从流程上来说:采购活动,尤其是重要实验设备的采购,除了需要实现对其合理性 和必要性进行论证之外,还需要课题组提交技术细节,并且在规定的采购流程中多方比 价。A单位对申购采购流程根据金额、涉及经费、采购内容等的不同,设置对应多种情 境的流程,这一过程有必要通过AIS实现高效管控。
除了流程上的不同,采购活动与费用支出报销需要整合和记录的关键信息不同。费 用类的支出,如差旅费支出,强调支出合规性和归集方向,涉及的关键信息有出差人的 职级、使用的经费来源、部门和项目组信息等。采购活动除了与费用支出的合规性和归 集方向相关的信息之外,还涉及到更多“事前”的信息,比如供应商和采购平台信息。 这些信息如果都通过手工流程处理的话,会计信息在相关决策上无法提供支持,过程中 的控制也面临困难。根据前述对优化前工作方式的分析,在经费管理流程涉及的环节中 将费用分类细化、提高流程信息化程度后,能够最小化统计和分析中的手工工作。在完 成对相关人员的短期训练后,实际操作中能够节省出员工大量的时间,工作效果也会有 巨大改善。
5.5A单位项目管理流程现状与问题
A单位信息系统中对科研项目和课题相关管理工作分散在多个子系统中。在单位的 AIS中相关的子系统有,网上报销子系统,账务核算子系统和项目管理子系统。其中, 项目管理子系统关注项目“申报一一立项一一结项”的文件传递、经费报批流程、以及 对单位所有项目的信息汇总。对于项目经费的管控和核算通过网上报销子系统和账务核 算子系统实现,过程与项目管理子系统基本独立。
一般的科研项目发生经费支出的类型有:设备费、材料费、测试化验加工及计算分 析费、燃料动力费、差旅/会议/国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、 劳务费、专家咨询费、其他支出。这些费用中部分是直接费用,如为某一科研项目专门 购买设备的支出;部分是间接费用,如实验相关仪器装置运行发生的水、电、气、暖、 燃料消耗费用,这部分由财务人员在相应会计期间再行归集。
5.5.1 A单位项目管理子系统
A单位的现行项目管理系统中主要关注的流程是“项目申报立项一一项目预算上报
——阶段性报告一一结项”的几个阶段。如此对于单个项目来说,项目管理子系统起到 的功能有几个方面:文件逐级传递、审批意见往返、项目阶段确立。作为单位整体,项 目管理子系统能够通过项目所在阶段划分项目库,查看、修改、预警项目的进行状态, 起到一个基本的信息收集和共享的作用。
5.5.2 A单位项目核算方式
A单位当前的项目核算主要通过网上报销系统和账务系统实现,过程与项目管理子 系统基本独立。根据前文对经费报销流程的介绍可以看出,与项目有关的费用,无论是 设备、耗材采购,还是差旅、劳务、会议费用支出,都会进入网上报销子系统完成一系 列的申请、核查、审批工作。当一笔业务对应的费用报销单/借款单完成应有对应费用管 控的职能部门和分管领导的审核流程后,财务人员进入网上报销子系统点击对应单据界 面的“记账”,将生成凭证所需的信息传递到账务核算子系统。这是财务人员的一项定期 工作。
无论是通过网上报销子系统入账还是由财务人员直接在财务核算子系统记账或摊 销,项目核算形成的账务信息的主要信息为:课题代码、摘要、明细科目、辅助核算项 目等。这样的核算方式下,会计人员通常需要项目或部门的明细账导出后对成本费用进 行归集和分析。在Excel中的显示结果如图5-5 o

图5・5 A单位项目费用明细示例
5.5.3 A单位当前项目管理流程的问题
5. 5. 3. 1信息系统中相关流程设置不合理
从前述对项目管理和项目核算过程的介绍可以看出,A单位的项目管理与项目核算 的工作虽然都在信息系统中完成,但流程上几乎完全分离,项目在AIS中的财务信息难 以反映项目经费的收支与项目实质工作的关系。这是由于最初设计现行系统的工作思路
时将项目管理和项目核算的工作根据职能进行分割的结果,项目管理流程完全局限在研 究和管理人员的职能中,而需要进行项目核算的会计人员对项目进行情况了解非常有限。
5. 5. 3. 2项目核算提供信息量不足
财务和审计人员一般通过账务信息来对科研项目的预算执行情况进行归集和分析。 在现行项目核算产生的会计信息中,除日期、金额之外,对项目经费收支的经济活动的 描述主要通过凭证摘要、六级科目名称(明细科目)、课题段代码名称、经手人字段体 现。如表5・2所示。其中六级科目是对收支经费的归类划分方式之一,示例见表5・3。
表5・2项目核算凭证信息举例



表5・3 A单位项目核算六级明细科目划分
六级科目名称 科目分列
12150301010101(其他应收款-差旅费-国内) 101010101
50010202110201(科研支出-财政项目-商品和服务支出-差旅费-夕卜 502110201
埠差旅费)
50010202180101(科研支出-财政项目-商品和服务支出-专用材料 502180101
费)
50010207030201(科研支出-财政项目-其他资本性支出-专用设备 507030201
购置-国产设备-一般设备)
50010402110201(科研支出-非财政项目-商品和服务支出雀旅费- 502110201
外埠差旅费)
50010402180101(科研支出-非财政项目-商品和服务支出-专用材 502180101
料费)
50010402390101(科研支出-非财政项目-商品和服务支出-其他交 502390101
通费用)

A单位通过六级明细科目、课题段代码、经手人等字段记录和存储相关经济活动的 信息,但仅仅通过这几个维度的字段,只能实现对项目经费使用情况的初步分类。更多 的信息体现在随意性较大、不能格式化的凭证摘要中。当项目的时间跨度较大,或由多 人参与项目经费的管理和入账工作时,对信息的理解和沟通就出现了困难。
另一方面,A单位对经费使用明细科目的划分方式不够有效。通过设置明细科目来 对费用进行区分,这种方式下产生的科目代码和名称过长,给财务人员和审计人员的阅 读带来很大困难。从表5・3可以看出,A单位在项目核算的过程中需要从经费来源和经 费用途等维度进行划分。当要核算的费用需要从多个维度进行划分时,全部通过明细科 目来进行划分并不是最经济有效的方式。
5.6A单位会计信息系统优化焦点问题
对A单位的会计信息系统的优化需要关注的问题,除了前文已经分析过的具体问 题,如采购管理和项目核算方面的缺陷,还有一些当前A单位会计环境和AIS的设计 思想相关的值得关注的问题,这里一并提出。
5. 6. 1二元结构的政府会计的挑战
二元结构的政府会计要求政府会计核算主体采用财务会计和预算会计二元的会计 体系,A单位在这样的要求下面临很多实务上的问题。女口:会计主体内部的“账证表实 相符”是基本的规则,在二元会计体系下,财务会计和预算会计各自建立一份凭证体系 的情况下,这一规则应当如何实现?如果将两套账的会计科目根据经济业务建立对应关 系,在财务会计记账时根据关联科目带出预算会计的凭证,面对财务会计和预算会计确 认时间点不同的问题又当如何应对?两套会计体系、两套账如何实现理论上的“适度分 离与协调” ?在具体的操作中,会计人员如何操作同一笔业务在两个体系中分别入账? 会计人员如何尽快适应新的准则?
在二元结构政府会计的核算模式下,仅从实现账务记录的角度来说,A单位的AIS 需要有能力实现:(1)在预算会计和财务会计的两套账之间建立联系(2)辅助财务人员 在平行记账时提高效率和准确性。这是二元结构政府会计带给A单位AIS优化工作的 挑战。
5. 6. 2子系统设计偏离业务流程
从对A单位现行AIS的分析中可以看出,在过去的系统设计和软件实施阶段进行 调研和制定实施方案前未考虑对组织进行业务流程再造,原有管理流程中的不合理之处 仍然沿袭。在信息系统实施的过程中,本应利用这一机会引入最科学和最适合本单位的 管理流程之后再使用软件,但项目主导团队选择让软件去实现和适应旧的管理方法。
如前文分析过的,用网上报销子系统核算采购业务,同时忽视采购业务前期的整个 请购、选型、协商的过程。这样的流程设计不仅妨碍了案例单位解除公共受托责任,也 放弃了提高决策有用性的实现。
5. 6. 3子系统之间整合程度不够
现行系统中有根据职能划分业务流程的传统会计信息系统设计思想的遗留。如项目 管理子系统只关注从项目申报到结项的程序,这是研究组/项目组、科研分管领导、上级 业务主管部门/科研基金的职能范围;而对科研项目经费预算的执行,虽然与科研项目的 进展密切相关,但作为经济上的活动,并没有体现在项目管理子系统的业务流程中去, 而是与所有的其他经济活动一起,在网上报销和账务核算子系统中由财务与资产处的会 计人员管理。子系统之间整合程度不够,是信息孤岛的形成原因。
第6章A事业单位会计信息系统优化路径论证
在第5章对A事业单位现行AIS进行介绍后,本文提出了对A单位现行AIS进行 优化的必要性,强调优化过程中应当关注的焦点问题,如二元结构政府会计改革带来的 会计环境变化,现行AIS中的子系统工作方式偏离了业务流程,以及子系统之间整合程 度不够等。在第6章,本文要对A单位AIS的优化应当采用的方法进行论述,主要分 
为以下几个方面:(1)引入事项会计思想和REA模型,这是为会计信息系统提供充分 信息源的基础;(2)优化项目管理子系统的流程,由于A单位的业务特征,项目管理的 业务过程是整个单位业务活动的主线,提升项目管理子系统的流程对其AIS的优化意义 重大。(3)整合业务流程和财务流程,有针对性的优化A单位报销、采购、项目核算的 流程。
6.1引入事项法思想和REA模型
在当前会计制度改革的背景下,预算会计与财务会计的“适度分离与协调”体现在 一方面由于权责发生制和收付实现制确认基础的同时使用,两套账务数据对一些业务的 确认是“异步”的,另一方面,作为对同一会计主体经济活动的反映,两套账的内容有 必然有同步性。
预算会计与财务会计之间建立协调关系的关键就在于事项,如果能够用事项法的思 想,对A单位的AIS进行优化,用事项的原始数据将两套账的记录联系起来,将是应对 二元结构会计带来挑战的理想方式。
从提升A单位AIS的流程整合程度的角度来说,引入事项法的思想和REA模型同 样值得尝试。从事项会计的观点来看,一个组织的AIS是该组织管理信息系统的一个基 于会计视角的解剖面。事项会计和REA模型都致力于消除信息孤岛,无论是组织的不 同业务系统还是企业、组织之间的信息系统,只要使用相同的“构件”来设计数据库, 基于这些数据库的应用系统就能够高效地集成,因此基于事项会计和REA模型对A单 位的优化方案进行设计是与目标相符合的。
REA本体论将公司还原为资源的交换过程、位置移动、价值变化,来理解公司的经 营管理和会计工作。科研事业单位中各项活动虽然有非盈利性质,组织内部的关键活动 仍然可以视为资源的交换和价值变化,诸多会计事项本质是为了经济资源的交换服务, 因此本文认为采用REA本体论对于A单位同样是适用的。A单位作为一个典型的科研 单位,其内部价值流动方式在同类单位中具有代表性,因此对A单位进行案例研究对同 类组织也有相应的借鉴意义。
6.2优化项目管理子系统流程
在对A单位现行AIS的项目管理流程进行分析之后,笔者发现A单位的项目管理 子系统急需优化。
基于目前A单位科研项目经费的管理流程,本文重新考虑A单位项目经费管理子 系统中应当设计的主要功能。从“5.3 A单位内部价值链分析”展示出的“转化业务过 程”中可以看出,从资源流动的角度,A单位的科研过程是将设备损耗、实验物资、人 力劳动等转化成科研成果的过程。
因此,将投入资源转化成科研成果的过程就是项目管理子系统应当覆盖的业务过程。 项目管理科学中,对一个项目进行的划分的常用的方式是WBS (Work Breakdown Structure)的工作分解模式。WBS的基本定义是,以可交付成果为导向对项目要素进行 的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。
如果基于对项目的工作任务细分来对项目经费预算和执行进行控制,对提升项目管 理子系统的流程效率有重大意义,也能够建立会计信息与项目执行原始信息更直接的关 联。
6.3整合业务流程和财务流程
A单位当前的业务子系统之间的数据传递关系较为基础,整体层面的集成性仍有不 足。如前文分析显示的,在报销、采购、项目经费管理方面,业务流程和财务流程在部 分环节显得相对分离。
这样的结果除了前文在经费管理和项目管理流程分析中展示的问题之外,还表现在 核算产生的数据不能有效提供多维度的统计数据。出于预算管理需求,A单位时常需要 分析不同项目的预算执行情况,有时也需要对某位项目负责人、学科带头人等负责的多 个项目进行审计。现行系统设置多级明细科目、预算科目、项目代码、项目负责人等多 个核算维度,但由于科研项目并不适用经济效益角度的分析,评价支出绩效需要提供的 信息仍然没有得到满足。将业务流程和财务流程进行整合,使得费用支出能够与业务流 程、业务事项建立关联,将有助于对A单位经费使用效率的全面评价,提高会计信息的 决策有用性。
第7章 系统优化方案
7.1系统优化方案概述
本文对A单位信息系统进行优化是强调要实现AIS中业务流程的优化和对流程之 间整合程度的提升。对A单位信息系统的优化思路有:(1)为AIS构建出充足的信息 源;(2)为信息输入设计一个适合的录入界面;(3)保证信息的有效处理和整合,输出 符合要求的会计信息。
根据对AIS进行需求分析的基 本步骤,在对A单位现行业务和信息系统进行详细 调查和描述后,就可以为着手建立优化的目标系统设计概念模型,最后得出详细的规格 说明书作为以后开发的基础。本节建立的目标信息系统的概念模型,将经济资源在组织

内部业务流程中的运动抽象化后进行展示。如图7-1和表7-1中对A单位的价值链级别 REA概念模型的分析,A单位内部业务过程之间有非常紧密的联系。如表示所有流入的 经济资源分配进入科研项目后的“转换业务过程”,在AIS中的产生的信息流会分散在 账务系统和项目管理系统中。因此为了对科研项目进行过程中的数据实现整合就需要在 子系统连接处通过事项凭证“打通”。

图7・1 A单位主要业务过程图
表7・1 A单位主要业务过程内容介绍
业务过程名称 业务过程内容
筹资业务过程 资金的流入来自从财政部门、科研基金等资金来源通过申报年度预 算、课题/项目等形式获得的资金。资金的流出去向为A单位内部其 他业务过程。
采购/付款业务过程 物资的流入主要为设备和实验耗材的采购;资金流入去向为供应 商,上图不显示A单位供应商等外部参与者。
人力资源业务过程 人力资源流入来自员工聘用;资金流出为工资、劳务费、员工社保 报销等。
*转换业务过程① 科研过程为资源增加的事件,其余三项物资分发、设备折旧、劳动 耗用为资源减少的事件。
销售/收款业务过程 A单位对外的诸如科研设备出租、科技成果转化等。
①转换业务过程沿用了 C.Dunn等人的教材Enterprise Information Systems.中的"Conversion Process';翻译沿用了杨周 南等编著的《会计信息系统》(东北财经出版社2010年版)

本文提出的优化方案中将A单位会计信息系统子系统划分如图7-2所示,新增 采购子系统,处理从请购到付款的业务流程,与网上报销子系统和人力资源管理子 系统一起处理“转换业务过程”之前设备、耗材、人力等资源的获取过程。项目管理 子系统将部分地承担“转换业务过程”的工作内容。
会计信息系统

图7-2 A单位优化方案系统子系统划分结构图
7.2采购子系统概念模型设计
第5章对A单位现行的采购和网上报销流程的分析的结论是,A单位目前的做法 中,将采购活动的费用支出也通过网上报销进行处理,并没有体现采购活动的实质。采 购过程中需要对采购的申请理由、技术细节、供应商信息、价格信息进行处理、分析和 存储。接下来本文用REA模型对A单位应有的采购/付款业务流程进行设计。
7. 2. 1采购付款业务过程REA模型
采用REA本体论进行建模可以有多种样式,如在REA三个元素的基础上加入地点 作为第4个实体(多见于对制造业等ERP系统的分析),或者有诸如ISO/IEC 15944-4等 可容纳更多技术细节的标准模型。由于Dunn, Cheryl L.(2004)的版本是较为权威的理论 基础,并且较为简洁,本文认为Dunn, CherylL.(2004)的版本适用于对A单位的分析⑴。 如图7・3所示,显示在矩形框中的分别为“资源/资源形态”,“事件”,“参与人”三类实 体;在这三类实体之间的连线表示实体之间的联系,联系有多种不同类别,如“提议” 关系存在于一个发起活动的事项与资源(或资源形态)之间,“保留”存在于一个做出承 诺的事项和资源之间等。REA模型能够用语义描述模型中的实体和联系。


图7-3采购/付款业务过程REA模型
在实际的AIS设计和实施的过程中,当完成AIS中全部子系统的REA的概念模型 并将其进行整理后,就可以用关系型数据库(如Access, Oracle, SQL Server等)设计逻 辑模型。在关系型数据库为基础的逻辑模型中,资源/资源形态、事件、参与人、联系这 四类实体会成为数据库中的表,用外键连接起来。这是从数据库层面对AIS的实现。
在当前常见的会计信息系统的设计中,用户并不是直接在关系型数据库中进行数据 更新和查询,建立AIS的数据库之后还要通过会计软件来建立更多的界面、操作流程、 权限控制等功能。对于采购子系统来说,在完成对采购/付款业务过程的建模之后,可以 继续将概念模型具体到流程中一个事件的业务流程。如“验收”和“付款”两个事件就 可以具体到请购人在验收完毕后出具验收材料,经过职能部门和财资处核准,会计人员 通过查看通过采购业务凭证生成的会计凭证,无误后出纳执行付款流程。
7. 2. 2采购业务凭证设计
事项会计的设计关键在于事项信息的录入方式,也即事项凭证的设计。当完成请购 和询价的过程后,流程进入采购环节,采购凭证作为输入的界面,本文试对其设计如下:

编号:001 凭证类别:采购设备(线上采购) 摘要:采购XX设备
米购事项信息 验收/仓储事项信息 会计结算事项信息
米购设备名称: 验收设备名称 设备实际成本
采购设备类型: 验收设备类型 设备计划成本
采购设备规格: 验收设备规格 运费
采购设备数量: 验收设备数量 现金流量方向
采购设备价格: 验收单编号 现金流量金额
课题段代码:
经费来源基金: 支付方式

供应商名称
供应商地址
供应商电话
信用等级
信用额度 仓储人员编号
采购日期: 接收日期
采购方式: 存放地点
采购人员: 验收人员: 支付时间:
采购部门: 仓储部门: 出纳人员:
图7-4采购业务事项凭证

7.3项目管理子系统流程优化
这部分对A单位项目管理的业务过程重新进行分析,将财务职能和科研项目执行、 管理职能融合在AIS中要实现的系统流程中。本文总结对科研项目经费的管理流程应当 包括:建立项目档案、分解项目工作、项目成本预算、项目执行过程管理(经费使用)、 项目经费结算。其中前三个流程和后两个流程从设计的职能部门上有不同的侧重,本文 提出的优化方案是:(1)将项目管理子系统项目执行过程中的管理方式从以传递和审批 报告为主,改进为基于分解的工作任务为主的管理过程;(2)在前述分解的工作任务基 础上,提升项目管理子系统(业务系统)与AIS中相关子系统之间的信息整合程度。
7.3.1项目管理业务循环
站在科研项目本身的角度,一个项目在其生命周期内部需要经过以下的工作:(1) 确定科研项目的目标、研究意义、人员和需要的资源等,形成基本的研究计划;(2)将 研究计划分解为不同阶段、步骤,进行项目组内人员分工,把详细的任务具体分解到组 内的负责人人员;(3)根据上一步的计划分解分配项目组的资源;(4)执行科研项目, 根据需要对工作计划、资源分配进行调整;(5)结束项目的研究工作,进行决算。
根据如上的分析,本文将项目管理活动分解为如图7-5所示的业务循环。


7.3.2项目管理子系统数据流程
根据上述的业务循环对A单位信息系统中项目管理的过程可以做如图7-6的设计。 图7-6中矩形框内部的3个圆圈表示项目管理子系统中三个业务过程,为了展示项目管 理子系统与其他子系统之间的数据流转关系,在当前的视图中不显示业务过程内部的数 据流程(如“1.0项目主数据建档”内部是项目组/课题组人员上传项目申报书和预算下 拨结果填报并依据这些信息为项目建立主数据档案的过程)。图中两条平行线表示的是 数据存储,几个业务过程会使用、更新数据存储中的内容,因此数据存储与业务过程之 间数据流既有单向的情况,也有双向的情况。


在项目管理子系统内部进行完项目主数据建档、任务分解、经费预算制定三个过程 后,形成“项目主数据”、“项目WBS结构”、“项目全生命周期经费预算”的数据,这 些数据与AIS中的子系统共用,实现对使用过程管理、报告等。
7. 4账务系统实现关联记账
7.4.1关联记账实现原理
在当前阶段,对A单位AIS会计核算功能的优化,最迫切的目标就是实现财务会 计与预算会计关联记账。实现关联记账的关键技术点是在预算会计和财务会计的两套账 之间建立联系(马永义,2018)㈤]。在关联记账的实现过程中,有以下两个关键点:
(1) 设置预算会计和财务会计的关联科目
根据准则“单位对于纳入部门预算管理的现金收支业务,在采用财务会计核算的同 时应当进行预算会计核算;对于其他业务,仅需进行财务会计核算” [13]o通过对财务会 计和预算会计体系下的科目关联关系的梳理,在财务软件中预先设置科目的对应关系后, 在生成凭证时可以通过联想或直接经过判断生成关联的记账凭证。下表7-2中举例展示 了财务会计帐套和预算会计账套中的费用和支出类科目的对应。
(2) 财务会计和预算会计确认时间点判断

表7-2具有关联关系的费用和支出科目
财务会计账套 预算会计账套
业务活动费用 行政支出
单位管理费用 事业支出
经营费用 经营支出
上缴上级费用 上缴上级支出
对附属单位补助费用 对附属单位补助支出
所得税费用 非财政拨款结余 累计盈余
其他费用 其他支出
短期投资、长期股权投资、长期债券投资 投资支出
短期借款、长期借款 债务还本支出

来源:马永义,2018卩。]
由于两套会计体系采用不同的核算基础,因此一些业务的确认时间点存在差异,不 能通过默认的会计科目关联来同时生成财务会计和预算会计的凭证。如通过预付账款购 买服务的情形中,该笔支出在财务会计中应进入“单位管理费用”,在预算会计中应进入 “事业支出”,两个会计科目之间从核算内容上可以建立关联。但由于预付款项时在财 务会计的核算基础中形成的是资产而非费用,“单位管理费用”和“事业支出”的确认时 间点是不同的,见表7・3①。因此在设计账务处理子系统的过程中,要考虑能否实现在两 个账套平行记账时准确判断确认的时间点,在过渡阶段最好由会计人员进行判断,系统 提供一定的功能作为辅助。
表7・3预付账款购买劳务的账务处理示例
确认时间 财务会计处理 预算会计处理
预付款项时 借:预付账款
贷:银行存款/零余额账户用款
额度 借:事业支出/科研支出
贷:财政拨款预算收入/资金
结存
收到所购劳务时 借:单位管理费用
贷:预付账款
银行存款/零余额账户用款
额度[补付款项] 借:事业支出/科研支出[补付款
项]
贷:财政拨款预算收入/资金结 存
①会计处理参考政府会计制度编审委员会,《政府会计支付主要业务与事项一一账务处理实务详解》,北京:人民邮电 出版社,2018.
7. 4. 2关联记账的会计处理步骤
建立财务会计和预算会计记账凭证之间联系的方式有两种:(1)使用A单位的AIS 内部业务凭证作为原始凭证的业务,业务凭证可以作为固定的关联;(2)在业务凭证库 中未涉及到的经济事项,应当以财务会计账套的记录为准,将预算会计凭证与财务会计 凭证直接建立关联。
7. 4. 2. 1从业务子系统生成会计凭证
在A单位优化后的目标系统方案中,以采购子系统中的业务流程为例,假设A单 位需要购买一台设备,采购请求已经过批准和财务部门的经费审核,采购时由课题组从 制定采购平台采购,不经过采购部。
米购流程中的经济事项有:米购事项,验收事项和会计结算事项。其中,在米购事 项中,资源(REA中的Resource)为所采购的设备,而代理人(REA中的Agent)主要 有课题组、供应商和平台商;验收存储事项中涉及的资源是设备,三方验货的的情形下, 代理人同样是是课题组、供应商和平台商;会计结算事项主要涉及的资源是现金,代理 人主要是平台商、出纳人员。如前文图7・3, A单位采购设备的事项凭证能够提供财务 凭证和会计凭证所需的全部信息。
在验货后进入会计确认阶段,需要分别记账的分录应当为:
财务会计处理:
借:固定资产
贷:零余额账户用款额度
预算会计处理:
借:事业支出一一科研支出
贷:资金结存一一货币资金
根据初始化阶段设置的课题段代码和会计科目的对应关系、以及根据会计确认条件 设置好的控制规则,核算系统将能够在出纳人员录入支付信息后,自动生成财务会计和 预算会计的记账凭证。
7. 4. 2. 2从账务核算子系统生成会计凭证
以财务模块作为原始数据的输入起点的记账模式遵循如下步骤:
初始化阶段:为两套会计元素下可进行关联的元素设置,并不一定覆盖全部科目, 如:预算会计下的货币资金科目和财务会计下的库存现金科目可以建立关联。设置的关 联科目作为生成关联凭证依据,以提高关联记账的效率。但科目关联并不能直接将财务 会计和预算会计的凭证关联起来,因为对同一业务在预算会计和财务会计下的确认时点 可能不同。
业务发生时,可以使用两种方式给凭证建立关联:
(1)手工平行记账,录入界面左右同时显示财务会计记账凭证和预算会计凭证,提 供是否在预算会计帐套中进行确认的选项。
(2)采用预先根据业务场景设置的模板,自动生成关联的两个凭证。女口:根据“日 常经费报销(报销金额小于借款金额)”这一业务场景,模板自动根据业务给出两个凭证 的科目和分录金额的计算关系,通过填写第一个凭证带出第二个凭证的数据。
完成关联记账后,在凭证列表中可以看到“财记的“关联凭证”一栏显示为“预 记・1”,“预记的“关联凭证” 一栏显示为“财记・1”。
7.5系统优化方案小结
在本章提出的优化方案中,首先用事项会计的思想和REA模型对A单位的会计信 息系统的概貌做了简要介绍。随后,本文对前文重点分析过的采购业务过程和项目管理 业务过程在A单位优化的AIS中进行初步设计,主要的考虑是提升信息、事项和流程 之间的整合;之后,本文又在二元结构会计的环境下,对优化后的A单位AIS实现关联 记账的方式做了探讨。
对A单位的AIS进行优化有一系列的动机,首先是A单位作为科研事业单位具有 提高信息决策相关性和解除公共受托责任的动力,这就要求A单位的会计信息系统提 供更多、更全面的信息,不仅有价值信息,还有非价值信息。为了保证AIS有能力提供 充分的、可供不同视角的信息使用者按需分析处理的信息,A单位的信息系统首先要能 够实现业务流程内部和业务流程之间的整合,这是本文着重考虑实现的优化目标。
A单位在各研究组配有专职的科研助理承担与项目相关的财务工作,也有相对完善 的数据库及其他IT基础设施,IT部门和财务人员有足够的专业知识和经验来协助完成 系统的优化工作,为优化方案的实施提供了前提条件。本文提出的方案基于当前已经存 在的业务系统和会计信息系统进行流程重组和优化,改进后能够充分地提升A单位会 计信息系统和整体的信息系统运营效率,减少重复工作,并且能够有效的将流程产生的 数据加以分析利用。
总结与展望
事业单位使用公共资源经营非盈利性活动,会计信息对于其解除公共受托责任和资 源分配决策有着重要意义。政府二元结构会计改革就是对这两种会计信息需求的强调。 在当前的会计环境下,事业单位会计信息系统要保证满足社会公众和公共资源管理者的 信息需求,势必要对会计信息系统进行优化。
在本文的具体案例中,科研机构A单位现状存在以下特征:(1)A单位的主要业务 是进行科学研究,这使得A单位的会计信息系统需要满足项目核算的需求;(2) A单位 现行会计信息系统流程有不合理之处,一些业务的经济实质不能得到准确反映,信息系 统的业务流程受到部门分工的区隔。
为应对A单位在上述背景带来的挑战和具体的业务中存在的不足,本文经过探讨, 认为首先应当引入事项会计思想和REA模型对A单位会计信息系统进行优化,为A单 位会计信息系统构建覆盖更多业务和非价值信息的信息源,其次应当使各个子系统的设 计体现相关的流程并将业务流程与财务流程整合。
本文建议的优化方案分为以下部分:
(1)在会计信息系统的数据库的层面,建议对会计信息系统整体依照其内部资源 流转方式设计会计信息系统,而不是以传统的职能划分为准。
(2)在具体的业务流程中,本文以采购业务流程为例,展示了基于事项会计的采购 子系统应当收集哪些原始信息及它们之间的关系。
(3)在业务流程整合方面,本文对项目管理子系统的流程进行优化,并简要展示了 项目管理子系统与其他子系统之间的数据流。
(4)在适应二元结构会计的阶段,本文建议并提出引入业务凭证和实现关联记账 的方案。
由于知识面所限,在写作过程中,本文对事业单位的财务管理、事项会计和REA本 体论等进行的论述可能仍有纟比漏。对于这一话题的未来研究,笔者希望能有更多研究在 政府和事业单位的会计信息系统中对信息整合、流程整合等方面的更多案例和优化方法 的探讨。
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致谢
我在首经贸攻读硕士学位的时光充实而愉快,在此我要深深感谢我的老师、同学、 家人和朋友们,感谢他们对我学业的支持与指导,感谢他们对我的关心与鼓励。
首先要感谢我的导师王海洪老师。王老师治学严谨、对待指导的研究生同学们认真 负责。在王老师师门的两年中,无论在学习还是工作上我都受到关心与鼓励,她的建议 使我受益匪浅。尤其在学位论文的选题、内容架构、研究方法、资料搜集等方面,王老 师不仅给予了很多建议,并且还定期组织同学们一起讨论进度,期间不仅我们对自己思 路和工作更加深思熟虑,同伴们的互相支持也帮助我克服了不少困难。王老师在工作和 学术方面的严谨作风和对待学生的耐心鼓励不仅帮助我取得了研究生阶段的成果,也将 成为我今后的榜样。
我还要感谢我的同学们,在这两年的学习生活中,各位同学们的勤奋、乐观、创新 与互助的精神时不时地激励着我。在研究生阶段接近尾声的时候,我非常高兴地看到我 的各位同学在这两年的学习中的成长,很荣幸能够一起迈入人生的下一阶段。
最后我要衷心的感谢我的家人,感谢父母和朋友们对我无条件的理解与支持,让我 没有后顾之忧地在校园度过两年的时光,也让我始终保持对自己学习和工作的信心。
我的老师、同学、家人和朋友们,衷心的感谢你们,是你们的帮助和关心让我有更 大的勇气和信心迎接未来生活的挑战。
Capital University of Economics and Business

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